# Integración de World Office con WhatsApp: las ventas del chat, facturadas en World Office Cloud

> Conecta World Office Cloud a tu agente de IA de WhatsApp: cada venta se factura, se contabiliza y se envía a la DIAN, con el PDF en el chat. Pasos y datos.

- URL: https://www.soyagentia.com/integraciones/world-office-whatsapp/
- Actualizado el 25 de octubre de 2026
- Revisado por Alejandro Díaz, CEO de Agent IA SAS
- SoyAgentia (Agent IA SAS, NIT 901.976.734-4)

## En resumen

- SoyAgentia tiene un conector nativo con World Office Cloud: cada venta que el agente de IA cierra por WhatsApp y se paga por pasarela, o que tu equipo marca como «Pago verificado», se factura sola en tu World Office.
- La factura se crea, se contabiliza y se envía a la DIAN, y el PDF le llega al cliente por WhatsApp.
- El agente reconoce al cliente por su cédula o NIT y por su número vinculado desde la primera compra, consulta existencias por bodega en la conversación y le informa su saldo y sus facturas pendientes.
- Lo que necesitas: World Office Cloud Enterprise, la licencia que trae la API, y el token de una «Cuenta API».

Si llevas tu facturación electrónica en World Office Cloud, la venta que el agente de IA cierra por WhatsApp ya no depende de alguien que copia el pedido a mano. Con el conector de SoyAgentia, el pago aprobado genera la factura de venta en tu World Office, con tus productos, tu prefijo y tu bodega, y el comprador recibe el PDF en el mismo chat. Es el mismo circuito que con [Alegra](https://www.soyagentia.com/integraciones/alegra-whatsapp/) o Siigo, adaptado a la contabilización que pide World Office.

Aquí verás qué hace el conector, cómo se crea el token, qué datos pide el panel, cómo es el flujo y lo que gana tu operación. Los demás ERP están en [integraciones con ERP](https://www.soyagentia.com/integraciones/erp/).

## Qué hace el agente de IA con World Office Cloud

El conector usa la API de World Office Cloud. Esto es lo que hace con tu World Office:

| Función | Con World Office Cloud |
| --- | --- |
| Factura electrónica de venta | Sí: se crea, se contabiliza y se envía a la DIAN |
| Facturar los pedidos con «Pago verificado» | Sí |
| PDF de la factura por WhatsApp | Sí |
| Reconocer al cliente que escribe | Sí, por cédula o NIT y por su número vinculado |
| Crear el cliente si es nuevo | Sí, al facturar |
| Cartera: saldo y facturas pendientes | Sí |
| Existencias y precios por bodega | Sí, en la conversación |

## Paso 1: crea la Cuenta API y su token en World Office

World Office indica en su [portal para desarrolladores](https://developer.worldoffice.cloud/) que la API está disponible para la versión Enterprise de World Office Cloud. Si la prueba de conexión responde TIPO_USUARIO_NO_VALIDO, la licencia es otra y el token se obtiene al pasar a Enterprise.

Según la [guía de uso de la API](https://developer.worldoffice.cloud/guiaInterfaz.html), el token sale de una cuenta de servicio:

- En Seguridad → Usuarios, toca el botón flotante y elige «Cuenta API». En «Permisos Detallados» puedes limitar a qué servicios entra.
- En el menú, abre Configuración → Configuración General → API, elige la cuenta y genera el token. Al tocarlo se copia.
- Cada cuenta tiene un token activo. Su fecha de vencimiento se puede ajustar hasta el vencimiento de tu licencia.

## Paso 2: conecta World Office en el panel de SoyAgentia

En el panel, entra a Negocio → Integraciones → ERP y abre World Office Cloud. Pega el «Token de la Cuenta API» y toca «Conectar y probar»: el panel consulta las empresas de tu cuenta y guarda el token cifrado en cuanto World Office lo acepta.

Luego completa «Datos para facturar». Son identificadores internos que salen de los listados de World Office; si no los tienes a mano, pídelos a quien administra tu World Office:

- Obligatorios: empresa, prefijo de la factura electrónica, vendedor (tercero interno), forma de pago, moneda y bodega.
- Opcionales: centro de costo, unidad de medida y un producto genérico para los códigos que no estén en World Office.
- Para los clientes que se crean al facturar: ciudad por defecto, tipo de tercero «cliente», tipo de contribuyente, clasificación de impuestos y responsabilidad fiscal.
- Al final, toca «Facturar con este ERP». Una línea de WhatsApp con una cuenta de [Siigo](https://www.soyagentia.com/integraciones/siigo-whatsapp/) asignada sigue facturando con Siigo, y las demás facturan con World Office.

## Del mensaje a la factura: el flujo automático

Así va una venta por WhatsApp con World Office conectado:

- El cliente escribe. Si su número ya está vinculado a un cliente de World Office, el agente sabe quién es y no le pide el documento. Con un número nuevo, la plataforma espera hasta 3 segundos la respuesta del ERP.
- Si es la primera vez, la cédula o el NIT que el cliente da en el chat sirve para buscarlo. Si el teléfono que tiene en World Office coincide con su WhatsApp, el número queda confirmado.
- Si pregunta por un producto, el agente consulta las existencias de la bodega en World Office y le responde con la disponibilidad y el precio.
- El agente arma el pedido y envía un [link de pago](https://www.soyagentia.com/link-de-pago-whatsapp/) por el total.
- Con el pago aprobado y confirmado con la API de la pasarela, el conector crea la factura, la contabiliza y la envía a la DIAN, en ese orden, que es el que pide World Office para la facturación electrónica.
- Se factura al documento que dio el cliente (si es nuevo en World Office, se crea), al cliente vinculado a su número o, sin datos, a consumidor final (222222222222).
- El PDF llega por WhatsApp, el número de factura queda en la venta y el número del cliente queda vinculado para su próxima compra.

## Precios, IVA y códigos de producto

Cada línea busca el producto en World Office por su código, así que el código de cada producto en la plataforma es su código de inventario en World Office, y el catálogo queda alineado en los dos lados. Configura un producto genérico y toda venta queda facturada, aunque un código sea nuevo.

Los precios que cobra el agente ya incluyen el IVA. Por defecto, el conector envía el valor sin IVA, separado con el porcentaje de cada producto, para que World Office aplique el impuesto del producto. Si tus productos en World Office tienen el IVA incluido en el precio, cambia «Valor unitario con IVA» a «Sí». Compara el total en tu primera venta.

## Cómo se adapta World Office a tu operación

Lo que gana tu equipo con World Office conectado a WhatsApp:

- Pruebas reales y controladas: World Office trabaja sin un ambiente de pruebas aparte, así que el «Modo pruebas (sin enviar a la DIAN)» crea y contabiliza la factura sin enviarla a la DIAN, y la anulas en World Office al terminar.
- Cero duplicados: si la DIAN devuelve una factura, queda creada y contabilizada con el aviso en la venta, lista para corregirla en World Office.
- Cartera en el chat: el cliente pregunta cuánto debe y el agente le responde con su saldo y sus facturas pendientes, y los recordatorios de pago le escriben antes del vencimiento. Mira [estado de cuenta por WhatsApp](https://www.soyagentia.com/estado-de-cuenta-por-whatsapp/).
- Existencias y precios en la conversación, con la bodega que configuraste, y la misma consulta para tu equipo en «Existencias en el ERP».
- Pedidos confirmados a mano también facturados: cada «Pago verificado» sale facturado con el cliente del chat.
- World Office Cloud es una marca de World Office. SoyAgentia no está afiliada a World Office.

## Preguntas frecuentes

### ¿Qué licencia de World Office Cloud necesito para conectar el agente de IA?

La Enterprise, que es la versión con API según World Office. Con ella creas la Cuenta API, generas el token y lo pegas en el panel. Si hoy tienes otra licencia, al pasar a Enterprise conectas el agente con ese mismo procedimiento.

### ¿Qué hago cuando vence el token de la Cuenta API de World Office?

La plataforma te avisa en la venta y en las notificaciones del panel. Genera un token nuevo en Configuración → Configuración General → API, pégalo en el panel y toca «Probar conexión»; las ventas siguientes se facturan con normalidad.

### ¿Cómo reconoce el agente a un cliente que ya existe en mi World Office?

Por su cédula o NIT, que es como World Office busca a sus terceros, y por su número de WhatsApp, que queda vinculado desde su primera compra. Tu equipo también puede vincularlo antes con «Vincular por cédula/NIT», y desde ahí el agente lo saluda por su nombre.

### ¿Puedo probar la facturación con World Office sin enviar nada a la DIAN?

Sí, con el «Modo pruebas (sin enviar a la DIAN)»: la factura se crea y se contabiliza, sin ir a la DIAN. Como World Office trabaja sin ambiente de pruebas aparte, anula ese documento cuando termines.

### ¿Se facturan en World Office los pedidos que mi equipo confirma a mano?

Sí. Cuando alguien marca «Pago verificado» en un pedido, se factura con el cliente del chat, salvo que apagues «Facturar los pedidos al confirmar el pago». El resultado llega a las notificaciones del panel.

## Sigue leyendo

- [Integraciones con ERP](https://www.soyagentia.com/integraciones/erp/)
- [Integración de Siigo con WhatsApp](https://www.soyagentia.com/integraciones/siigo-whatsapp/)
- [Integración de Alegra con WhatsApp](https://www.soyagentia.com/integraciones/alegra-whatsapp/)
- [Integración de ContaPyme con WhatsApp](https://www.soyagentia.com/integraciones/contapyme-whatsapp/)
- [Enviar la factura por WhatsApp](https://www.soyagentia.com/enviar-factura-por-whatsapp/)
- [Pasarelas de pago para WhatsApp](https://www.soyagentia.com/integraciones/pasarelas-de-pago/)