Tomar pedidos por WhatsApp con un agente de IA: arma el pedido, valida existencias y lo deja registrado

Actualizado el 7 de octubre de 2026 · Revisado por Alejandro Díaz, CEO de Agent IA SAS

Tomar pedidos por WhatsApp con un agente de IA significa que el cliente escribe lo que quiere con sus palabras y el agente lo convierte en un pedido registrado: identifica cada producto en tu catálogo, pregunta talla o presentación, valida existencias, calcula el total y pide los datos de entrega. Nadie copia el chat a un cuaderno, y el pedido queda en el panel con sus ítems, su valor y su estado.

En SoyAgentia el agente trabaja sobre el catálogo y el inventario del panel, en el país donde vendas, y comparte la forma de pago que definas; para negocios en Colombia, además, puede cerrar con un enlace de pago de Wompi o ePayco dentro del chat y emitir la factura electrónica en Siigo. Esta página explica el recorrido de un pedido, qué queda registrado, cómo se manejan existencias y variantes, cuándo debe entrar una persona y qué errores evitar.

Prueba el agente ahora por WhatsApp Escríbenos y te responde el mismo agente, sin formularios.

Por qué se pierden pedidos cuando se toman a mano por WhatsApp

El pedido por chat parece simple hasta la hora pico. Un cliente escribe «dos de la grande y una sin cebolla», otro manda la dirección en tres mensajes y un tercero cambia la talla después de pagar. Los errores no vienen de la mala intención sino de copiar a mano: una cantidad mal leída, una talla que ya no había, un total mal sumado, un pedido que quedó en un chat que nadie volvió a abrir.

Paso	Pedido tomado a mano	Pedido con el agente
Identificar el producto	El asesor interpreta y busca	Busca en el catálogo de la línea
Talla, color o presentación	Se pregunta si alguien se acuerda	Pregunta la variante y valida existencias
Total	Calculadora y riesgo de error	Calculado con los precios cargados
Registro	Cuaderno, hoja o memoria	Pedido en el panel con ítems y estado
Cobro	Datos de cuenta enviados a mano	Comparte tu forma de pago (en Colombia, enlace de Wompi o ePayco)
Hora pico	Mensajes sin responder	Atiende varias conversaciones a la vez

Cómo toma un pedido el agente, paso a paso

Un ejemplo en un distribuidor de productos de aseo. Cliente: «Buenas, necesito 3 galones de desinfectante y 2 cajas de guantes talla M». Agente: «Con gusto. El galón de desinfectante está a 32.000 y la caja de guantes de nitrilo talla M a 41.000, y hay existencias de ambos. ¿A qué dirección te lo enviamos?». Cliente: «Calle 45 con carrera 12, Itagüí». Agente: «Listo: 3 galones de desinfectante y 2 cajas de guantes M, total 178.000 pesos. ¿Te envío el enlace de pago?». Detrás de esa conversación ocurre esto:

Identifica cada producto en el catálogo de la línea, aunque el cliente lo nombre a su manera.
Pregunta la variante que falte (talla, color, presentación) y valida que haya existencias.
Agrega cada ítem al pedido con su cantidad; si el cliente cambia de idea, ajusta la cantidad o lo quita y el total se recalcula.
Pide los datos de entrega que tu negocio necesita: nombre, dirección, observaciones.
Confirma el resumen con el total antes de cerrar.
Comparte la forma de pago que definas; para negocios en Colombia, puede enviar un enlace de pago de Wompi o ePayco.

Qué queda registrado en cada pedido

Cada pedido queda en el módulo de pedidos del panel con el nombre y el teléfono del cliente, la línea por la que llegó, los productos con su cantidad y su precio unitario, la dirección, el total, si está pagado y su estado. El nombre y el precio de cada ítem se guardan como estaban al venderse, así que si mañana cambias un precio, el pedido de hoy no se altera. Mientras el pedido sigue abierto, el agente retoma ese mismo pedido si el cliente vuelve a escribir, en lugar de crear otro.

Desde el panel generas el comprobante del pedido en PDF, con el nombre, el identificador fiscal, la dirección y el logo de tu empresa, el detalle de productos, el total y si está pagado, para enviarlo mientras la ventana de 24 horas del cliente siga abierta. Ese comprobante no es una factura electrónica; para negocios en Colombia, la factura se emite en Siigo.

Estados del pedido a la medida de tu operación

Los estados los defines tú, con el nombre y el orden que use tu equipo: por ejemplo Recibido, Pagado, En preparación, Listo para entregar y Entregado. Así la cocina, la bodega o quien despacha ve en qué va cada pedido sin preguntar por el chat, y quien coordina ve de un vistazo qué pedidos siguen pendientes. Los estados organizan el trabajo interno: el agente no envía avisos de cambio de estado ni hace seguimiento de envíos con transportadoras.

Existencias, tallas y variantes: el agente no vende lo que no hay

Si activas el control de inventario, el agente revisa las unidades disponibles cada vez que suma un ítem: si el cliente pide cinco y hay tres, se lo dice y le ofrece esas tres o una alternativa. Un producto sin unidades sale de lo que el agente ofrece, y cuando el pago de un pedido queda verificado, sus unidades se restan del stock, una sola vez por pedido, con el movimiento anotado en el kardex. Si no manejas inventario, el agente ofrece todo lo activo, como una vitrina, algo útil cuando fabricas sobre pedido.

Las variantes tienen una sola dimensión por producto (talla, color o tamaño) y cada valor lleva su propio stock. Por eso conviene cargar «Camiseta básica» con tallas S, M y L, y no tres productos con la talla en el nombre: así el agente puede responder cuál queda.

Pedidos desde el catálogo web: el cliente lo arma y el pedido vuelve al chat

Cuando el pedido tiene muchos ítems o variantes, a veces es más rápido que el cliente lo arme solo. El agente le envía un enlace firmado al catálogo web; ahí elige productos, tallas y cantidades, la página valida existencias y crea el pedido con un código corto. La confirmación llega al mismo chat, con el enlace de pago si aplica, y la conversación sigue con la entrega. Cómo funciona cada formato está en la página del catálogo de WhatsApp.

Del pedido al pago: cómo se cobra según tu país

En cualquier país, el agente registra el pedido y comparte la forma de pago que tengas en sus instrucciones, como tu propio enlace de pago o los datos para transferencia, y tu equipo confirma el pago y lo marca en el panel. Si tu negocio está en Colombia, también puedes cobrar dentro del chat: cuando el cliente confirma, el agente genera un enlace de pago de tu cuenta de Wompi o de ePayco por el valor del pedido, sin que el cliente escriba datos de tarjeta en el chat. Cuando el pago queda aprobado, el sistema confirma por WhatsApp y puede emitir la factura electrónica en tu cuenta de Siigo y enviar el PDF por el mismo chat; el dinero llega a tu cuenta de la pasarela y la factura sale a nombre de tu empresa. Los requisitos están en la guía para cobrar y facturar por WhatsApp.

Sea cual sea la forma de pago, el pedido queda en el panel con sus ítems, su valor y su estado, y el comprobante en PDF sale a nombre de tu empresa.

Tomar pedidos por WhatsApp según el tipo de negocio

Lo que cambia entre negocios es qué datos hay que capturar antes de cerrar. Con los campos personalizados del CRM defines cuáles pide el agente durante la conversación:

Restaurantes y domicilios: producto, cantidad, observaciones («sin cebolla»), dirección, barrio y forma de pago.
Tiendas de ropa y calzado: referencia, talla, color y cantidad, con existencias por talla.
Distribuidores y mayoristas: presentaciones por caja, cantidades grandes, razón social y documento para la factura.
Ferreterías y repuestos: referencia o código, la compatibilidad que diga la descripción cargada y paso a un asesor si hay duda técnica.
Panaderías y encargos: producto, fecha y hora de entrega, y un anticipo con la forma de pago que definas.

Cuándo debe intervenir una persona en un pedido

El agente toma el pedido de principio a fin cuando todo está dentro de tus reglas. Cuando no, transfiere la conversación: marca el chat, avisa al equipo en el panel y la persona que lo atiende encuentra el pedido en curso y todo lo hablado. Los casos típicos:

El cliente pide un descuento, un precio por volumen o crédito que no está en las reglas cargadas.
Hay un reclamo por un pedido anterior.
La dirección está fuera de tu cobertura o la entrega es urgente.
El pedido es atípico: cantidades fuera de lo normal o productos que no están en el catálogo.

Errores comunes al automatizar la toma de pedidos

Casi todos se corrigen en los datos, antes de encender el agente. Los planes vigentes están en planes.

Catálogo con nombres internos: el cliente pide «la chaqueta azul», no «CH-AZ-02».
Precios desactualizados: el pedido se calcula con lo cargado.
Activar el inventario sin cargar existencias: todo aparece agotado.
No definir qué datos de entrega se piden: el pedido queda incompleto.
Dejar sin responsable los pedidos que requieren revisión humana.

Integraciones disponibles

WhatsApp Business Cloud API (Meta)
Catálogo e inventario del panel
Wompi y ePayco para enlaces de pago en Colombia
Siigo para la factura electrónica en Colombia

Sigue leyendo

Preguntas frecuentes

¿El agente puede modificar un pedido si el cliente cambia de opinión antes de pagar?

Sí. Mientras el pedido está abierto, el agente ajusta la cantidad de cualquier producto o lo quita, y el total se recalcula con los precios cargados; si el cliente agrega algo, valida existencias antes de sumarlo. Si el cliente vuelve a escribir más tarde, el agente retoma el mismo pedido abierto en lugar de crear otro. Después del pago, los cambios conviene que los gestione una persona, porque implican devolver dinero o ajustar la factura.

¿Puedo recibir pedidos por WhatsApp desde cualquier país?

Sí. El registro de pedidos, el catálogo, el inventario y el comprobante en PDF funcionan para empresas de cualquier país. Lo que hoy solo opera en Colombia son los enlaces de pago de Wompi y ePayco dentro del chat y la factura electrónica en Siigo. En otros países el agente comparte la forma de pago que definas en sus instrucciones, por ejemplo tu propio enlace de pago o los datos de transferencia, y tu equipo confirma el pago en el panel.

¿Dónde veo los pedidos que tomó el agente?

En el módulo de pedidos del panel, con el cliente, la línea por la que llegó, los productos con su cantidad y precio, la dirección, el total, si está pagado y el estado que le asignaste. Desde ahí cambias el estado, corriges un dato o generas el comprobante en PDF. La conversación del cliente sigue disponible en el centro de mensajes, así que si hay una duda sobre lo que pidió, puedes revisar exactamente qué escribió.

¿El agente puede tomar pedidos de servicios, como una instalación o una reserva?

Sí. Los ítems del catálogo pueden marcarse como servicio, con precio y descripción, y el control de existencias no aplica: el agente los agrega al pedido igual que un producto. Si el servicio necesita una fecha, el agente puede consultar la disponibilidad en Google Calendar y crear la cita en la misma conversación. Para servicios con precio variable, como una instalación que depende de una visita, lo prudente es que el agente tome los datos y una persona cotice.

¿Qué pasa con el inventario cuando se paga un pedido?

Con el control de inventario activo, la venta con pago verificado descuenta las unidades de cada producto o talla del pedido, una sola vez aunque la confirmación del pago llegue repetida, y deja el movimiento en el kardex con el saldo resultante. Los productos que quedan en cero dejan de aparecer en el catálogo del agente hasta que cargues existencias. La mercancía que entra y los conteos de bodega se cargan como ajustes, y cada uno guarda quién lo hizo y una nota.

¿Puede el agente tomar pedidos de varios clientes al mismo tiempo?

Sí. Cada conversación es independiente y tiene su propio pedido abierto, así que el agente atiende a varios clientes a la vez sin mezclar ítems ni direcciones, que es justo lo que se pierde en la hora pico cuando una sola persona responde todos los chats. Las existencias sí son compartidas: por eso se validan al agregar cada ítem y otra vez al generar el enlace de pago, lo que reduce el riesgo de vender más de lo que hay.