Integrar WhatsApp con ERPNext: un chatbot de IA que reconoce al cliente, vende con tu stock y registra pedido y factura en ERPNext

Qué hace sola la integración de ERPNext con WhatsApp

Con ERPNext conectado y activo para facturar:

• Reconoce al cliente por el celular de su ficha o por el teléfono de cualquiera de sus contactos, escrito de cualquier forma (por ejemplo +57 (300) 123-45-67): si escribe la persona de compras de una empresa, el agente sabe a qué cliente pertenece.
• También lo encuentra por su cédula, NIT o RFC, con o sin dígito de verificación, y completa tu CRM de WhatsApp con el nombre, el documento, el correo y la dirección de ERPNext.
• Consulta existencias y precios en la conversación cuando el cliente pregunta por un producto.
• Registra cada venta pagada por pasarela, y cada pedido que tu equipo marca «Pago verificado», como pedido de venta y factura en ERPNext, y le envía el PDF al cliente por WhatsApp. Más en enviar factura por WhatsApp.
• Si el cliente pregunta por su cuenta y su número está confirmado, le dice su saldo, lo vencido y su última compra. Más en estado de cuenta por WhatsApp.

Cómo conectar ERPNext con WhatsApp en el panel

En Negocio → Integraciones → ERP, elige ERPNext. La conexión usa la API REST de Frappe con la cabecera «Authorization: token api_key:api_secret», la que indica la documentación de Frappe sobre autenticación por token. Lo que necesitas:

• La URL de tu ERPNext, por ejemplo https://miempresa.frappe.cloud, publicada en internet.
• La API key y el API secret de un usuario: en ERPNext, Usuarios → el usuario de la integración → pestaña Configuración → Acceso API → Generar claves. Copia el API secret en ese momento.
• Un usuario con los roles Sales User, Accounts User y Stock User.
• Toca «Conectar y probar»: el panel confirma la versión de ERPNext, tu empresa con su moneda y las apps instaladas.
• En «Datos para facturar», elige cómo se registra la venta, la lista de precios, el almacén, las cuentas de IVA por tarifa (se detectan solas), un producto genérico y el formato de impresión, y toca «Facturar con este ERP».

Cómo queda la venta en ERPNext: pedido de venta y factura

Con «Pedido de venta + factura», el ajuste recomendado, cada venta pagada crea un pedido de venta con la referencia de la plataforma en «Orden de compra del cliente» y lo valida. Así ERPNext aparta las unidades como cantidad reservada, lo pedido por el cliente y aún sin entregar (cantidad proyectada en ERPNext). Después crea la factura desde ese pedido, la valida y genera el PDF con tu formato de impresión. Antes de crear nada busca la referencia: un reintento nunca duplica el pedido ni la factura.

El IVA va con la tarifa de cada producto y su cuenta de impuesto. Si en la misma compra hay productos al 19 % y un envío exento, cada tarifa lleva su valor exacto y el total coincide con lo que pagó el cliente.

Si tu configuración de ventas pide la nota de entrega, el pedido queda validado y la factura sale cuando tu equipo entrega. Con «Solo factura» se registra la factura sin pedido, y puedes hacer que descuente el inventario. Un producto nuevo para ERPNext va con el producto genérico o con su descripción. En modo pruebas, el pedido queda en borrador.

Tu catálogo de ERPNext, sincronizado para que la IA venda

Con «Traer los productos de ERPNext» en sí, la plataforma sincroniza tus artículos de venta cada madrugada, cuando tus clientes escriben y al tocar «Sincronizar productos ahora»:

• El precio de tu lista de venta con el IVA de la plantilla de impuestos del artículo o de su grupo; si tus precios ya incluyen el impuesto, el panel lo detecta.
• Las existencias libres de tus almacenes, o del que elijas: lo reservado por pedidos se descuenta y lo agotado queda «Sin inventario».
• Cada variante con sus atributos, por ejemplo «Camiseta Básica (Negro, M)», la descripción y el grupo de artículos como categoría.
• Empareja por código y, si no, por nombre: conserva tus productos con sus fotos y variantes, y lo que deshabilitas en ERPNext se desactiva aquí. Más en catálogo en WhatsApp.

ERPNext Colombia y ERPNext México: lo que necesitas

ERPNext es de código abierto y se adapta a cada país con apps de localización. La comunidad publica apps para Colombia (plan de cuentas PUC, terceros e impuestos), México (timbrado CFDI, en el Marketplace de Frappe Cloud) y Chile (integración con el SII). El agente registra la venta en ERPNext y la app de tu país sigue su flujo de facturación electrónica. Para empezar:

• ERPNext 15 o 16 con Ventas, Inventario y Contabilidad configurados.
• Una cuenta de impuesto por cada tarifa de IVA que vendes, o una plantilla de impuestos de venta por defecto.
• Tus artículos con precio en la lista de venta y un producto genérico para lo que vendes sin código.
• El cliente «Consumidor Final» (222222222222), o dejar que la plataforma lo cree, para ventas sin datos del comprador.

Cómo se adapta ERPNext a tu operación

Lo que gana tu equipo con ERPNext conectado a WhatsApp:

• Inventario al día: el pedido validado reserva las unidades y el agente ofrece solo lo libre.
• Cartera con seguimiento: las facturas pendientes, con las notas crédito restadas, alimentan el saldo del cliente en el chat y en el panel.
• Tus reglas mandan: lista de precios, almacén, impuestos y formato de impresión salen de tu configuración de ERPNext.
• Otros flujos de ERPNext, como notas de entrega o proyectos, los conectamos como proyecto. Escríbenos en cotizar.
• ERPNext es una marca de Frappe Technologies Pvt. Ltd. SoyAgentia no está afiliada a Frappe Technologies Pvt. Ltd.

Integraciones disponibles

• ERPNext 15 y 16 (Frappe Framework)
• Frappe Cloud o instalación propia
• Ventas, Inventario y Contabilidad de ERPNext
• Apps de localización y facturación electrónica de tu país
• WhatsApp Business API (Cloud API) y pasarelas de pago del panel

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• Enviar factura por WhatsApp
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• Catálogo en WhatsApp
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Preguntas frecuentes