Enviar factura por WhatsApp: cómo enviar la factura electrónica al cliente apenas paga
Actualizado el 25 de octubre de 2026 · Revisado por Alejandro Díaz, CEO de Agent IA SAS
Mandar la factura por WhatsApp es lo natural cuando la venta se cerró en WhatsApp: el cliente ya está en el chat y espera su comprobante. El problema es hacerlo a mano, venta por venta. Esta página responde lo legal, si la factura enviada por WhatsApp vale en Colombia, y lo práctico: cómo funciona la facturación electrónica por WhatsApp sin que nadie adjunte nada.
Si ya sabes qué ERP usas, la integración de ERP con WhatsApp tiene la tabla de lo que permite cada uno.
¿Se puede enviar una factura por WhatsApp en Colombia?
Sí, con una condición. El artículo 35 de la Resolución 000165 de 2023 de la DIAN, hoy compilado en la Resolución 227 de 2025, dice cómo se entrega la factura electrónica de venta según quién la recibe. Si el comprador no es facturador electrónico, como la mayoría de personas que compran por WhatsApp, se le puede entregar «por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquirente al facturador electrónico, o por cualquier otro medio o dispositivo electrónico que señale el adquirente, en formato digital de representación gráfica» (artículo 35, normograma de la DIAN). WhatsApp es ese otro medio cuando el cliente lo indica, y el PDF es la representación gráfica.
Si el comprador es facturador electrónico, normalmente una empresa, la norma pide entregarle la factura en su formato de generación, el XML, junto con la representación gráfica y el documento de validación de la DIAN, en el contenedor electrónico, por el correo que registró en su habilitación o por otro medio que él señale. El PDF por WhatsApp le llega como comprobante inmediato, y el XML va por ese correo.
La misma norma pide que la representación gráfica digital esté en un formato de fácil acceso, que el cliente pueda leer, copiar, descargar e imprimir, y un PDF cumple con eso. Si tu caso tiene una particularidad, revísalo con tu contador.
Cómo enviar la factura electrónica por WhatsApp sin hacerlo a mano
Con SoyAgentia, la factura sale sola en este orden:
- El agente de IA arma el pedido con tus productos y le envía al cliente el link de pago de tu pasarela.
- La pasarela aprueba el pago y la plataforma lo confirma consultando a la pasarela, no solo por su aviso.
- Tu ERP crea la factura electrónica de venta, con una línea por producto y el IVA de cada uno, y la envía a la DIAN, salvo en modo pruebas.
- La plataforma descarga el PDF y se lo envía al cliente por la misma línea de WhatsApp de la venta, como documento adjunto, con el mensaje «Aquí tienes la factura electrónica de tu compra.»
- El PDF queda en la conversación y en la pestaña «Transacciones» del panel, junto al número de la factura.
- Si el cliente pagó por transferencia y tu equipo marca el pedido como «Pago verificado», el ERP factura el pedido y el PDF también le llega por WhatsApp. Funciona igual con Siigo y con los demás ERP del panel.
A nombre de quién sale la factura que llega por WhatsApp
La factura sale a nombre de quien corresponde sin que el cliente llene un formulario: el documento que dio en el chat; si no lo dio, el cliente del ERP vinculado a su número; si no, el que el ERP encuentre por su teléfono; y si nada de eso existe, consumidor final.
Con Siigo en modo «A nombre del cliente», el agente le pide el nombre, la cédula o el NIT y el correo antes de enviarle el link de pago; si el cliente ya está identificado, no se los vuelve a pedir. Un NIT de empresa se registra con su dígito de verificación. Si el cliente prefiere no dar datos, la factura sale igual a consumidor final: la venta no se bloquea.
Qué ERP envían la factura por WhatsApp
Todos los ERP del panel facturan la venta y envían el PDF por WhatsApp. La tabla muestra cómo sale la factura electrónica en cada uno:
| ERP | Cómo sale la factura electrónica | PDF por WhatsApp |
|---|---|---|
| Siigo | Ante la DIAN, en el mismo paso | Sí |
| Alegra | Ante la DIAN, en el mismo paso | Sí |
| World Office Cloud | Ante la DIAN, en el mismo paso | Sí |
| Odoo | Con su facturación electrónica colombiana | Sí |
| Dynamics 365 Business Central | Con la app de tu partner | Sí |
| SAP Business One | Con el add-on de tu partner | Sí |
| ContaPyme | Con su documento de factura electrónica | Sí |
| Loggro | Con la facturación electrónica de Loggro | Sí |
| Helisa | Con la facturación electrónica de Helisa | Sí |
| Siesa | Con la facturación electrónica de Siesa | Sí |
| Defontana | Con el tipo de documento de tu Defontana | Sí |
| Zoho Books | Con el formato de Zoho Books | Sí |
| QuickBooks Online | Con el formato de QuickBooks | Sí |
| ERPNext | Con su app de facturación electrónica | Sí |
| Dolibarr | Con el formato de Dolibarr | Sí |
| Bsale | Boleta o factura electrónica ante el SII, la SUNAT o el SAT | Sí |
La ventana de 24 horas de WhatsApp y cómo llega siempre la factura
El PDF sale como un mensaje normal de la conversación. WhatsApp permite esos mensajes mientras está abierta la ventana de atención de 24 horas que abre el último mensaje del cliente; cerrada la ventana, se envían plantillas aprobadas (mensajes de la Cloud API), que Meta cobra por mensaje entregado según su categoría y el país. En una venta por link la ventana casi siempre está abierta, y si tu equipo confirma un pedido cuando ya cerró, la factura le llega con una plantilla aprobada y queda también en el ERP.
- Cada factura se crea una sola vez: si la DIAN la devuelve, la plataforma deja el aviso en la venta y la factura queda en tu ERP, lista para corregirla.
- En modo pruebas, la factura no va a la DIAN y el PDF llega igual por WhatsApp, para que veas el circuito completo.
- Junto con la factura, el agente le informa al cliente sus facturas pendientes cuando pregunta; mira estado de cuenta por WhatsApp.
Lo que necesitas para empezar
Para que la primera factura llegue sola por WhatsApp:
- Una línea de WhatsApp Business API conectada a SoyAgentia, con una pasarela de pago asignada.
- Tu ERP conectado en Negocio → Integraciones → ERP, con una resolución de facturación vigente y su numeración.
- Tus productos en la plataforma con su IVA y el mismo código que en el ERP, o un producto genérico.
- Una venta completa en modo pruebas antes de facturar de verdad.
- Las marcas mencionadas pertenecen a sus dueños. SoyAgentia no está afiliada a ellos.
Integraciones disponibles
- Siigo, Alegra y World Office Cloud
- Odoo, SAP Business One y Dynamics 365 Business Central
- ContaPyme, Loggro, Helisa, Siesa, Defontana y Bsale
- Zoho Books, QuickBooks Online, ERPNext y Dolibarr
- Pasarelas de pago del panel
- WhatsApp Business API (Cloud API)
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Preguntas frecuentes
¿La factura que envío por WhatsApp tiene validez ante la DIAN?
La validez la da la factura electrónica validada por la DIAN, no el canal. WhatsApp es el medio por el que entregas su representación gráfica: el artículo 35 de la Resolución 000165 de 2023 admite cualquier medio electrónico que indique el comprador que no es facturador electrónico.
¿Puedo enviarle la factura por WhatsApp a una empresa?
Sí. Le llega el PDF como comprobante inmediato y, si la empresa es facturadora electrónica, también recibe el XML con la validación de la DIAN por el correo que registró o por el medio que indique. Con Siigo y Alegra, si el cliente dio su correo y la factura es a su nombre, el ERP también se la envía por correo.
¿Qué pasa si el cliente pide otra vez la factura por WhatsApp?
El PDF queda en la conversación y en la pestaña «Transacciones» del panel, junto al número de la factura, así que tu equipo lo encuentra ahí para volver a enviárselo.
¿Se puede enviar la factura por WhatsApp si el cliente no paga por pasarela?
Sí, con todos los ERP del panel, incluido Siigo: cuando tu equipo marca el pedido como «Pago verificado», el ERP lo factura y el PDF le llega al cliente por la línea del pedido.