Estado de cuenta por WhatsApp: tus clientes consultan su saldo pendiente y su cartera con el agente de IA
Actualizado el 25 de octubre de 2026 · Revisado por Alejandro Díaz, CEO de Agent IA SAS
«¿Cuánto debo?», «¿qué facturas tengo pendientes?», «mándame mi estado de cuenta». Son mensajes frecuentes en el WhatsApp de una empresa que vende a crédito, y cada uno obliga a alguien a abrir el ERP, buscar al cliente y copiar cifras. Con tu ERP conectado, el agente de IA responde esas consultas de cartera y de saldo pendiente por WhatsApp con los datos del ERP, a cualquier hora y solo a la persona dueña de la cuenta.
Aquí verás qué responde el agente, cómo sabe que quien escribe es el dueño de la cuenta, de dónde sale el saldo según tu ERP, cómo funcionan los recordatorios de pago y qué ve tu equipo en el panel. La lista de ERP está en la integración de ERP con WhatsApp.
Qué responde el agente cuando el cliente pregunta por su cuenta
Cuando el número del cliente está confirmado, el agente recibe en cada mensaje la ficha comercial que trae el ERP y la usa así:
- Le dice su saldo pendiente total, en pesos.
- Le dice lo vencido, con hasta tres facturas vencidas: número, saldo y fecha en que venció.
- Le dice cuál fue su última compra.
- Si no debe nada, le confirma que está al día.
- Menciona el saldo cuando el cliente pregunta por su cuenta o, con amabilidad, al cerrar una compra si tiene algo vencido, y le ofrece el link de pago del saldo.
- Nunca comparte esos datos con otra persona, aunque escriba el nombre o el documento del cliente.
Cómo sabe el agente que quien escribe es el dueño de la cuenta
La cartera es un dato sensible, por eso el agente habla de saldos con el número de WhatsApp confirmado para ese cliente; así un documento escrito en el chat nunca abre la cartera de otro. El número queda confirmado así:
- Porque el ERP lo encontró por su teléfono: el número que escribe coincide con el celular o los teléfonos del cliente en el ERP.
- Porque tu equipo lo vinculó: en Negocio → Integraciones → ERP, en «¿Quién escribe? Cliente en el ERP», buscas el número y usas «Vincular por cédula/NIT». Ningún vínculo automático pisa el que puso tu equipo, y lo puedes «Desvincular».
- Si el ERP tiene un cliente con ese documento pero sin ese número, el panel avisa que tu equipo debe confirmarlo con «Vincular» antes de mostrar su cartera.
- Si el ERP tiene varios clientes con el mismo dato, el panel pide elegir a cuál corresponde.
Consultar cartera en Siigo y en los demás ERP
Con Siigo, la plataforma lee las facturas del cliente de los últimos 12 meses (hasta 100) y calcula el saldo, lo vencido según la fecha de pago de cada factura y la última compra. En Siigo el número se confirma por el documento: el cliente de Siigo, que se encuentra por la cédula o el NIT de su ficha del CRM, tiene registrado ese mismo teléfono, o tu equipo lo vincula. Más en Siigo con WhatsApp.
En los demás ERP, el saldo sale de lo que cada uno entrega por su API:
| ERP | De dónde sale el saldo |
|---|---|
| Alegra | Facturas abiertas del cliente y su fecha de vencimiento |
| World Office Cloud | Facturas del cliente con saldo pendiente |
| Odoo | Saldo del contacto y facturas publicadas pendientes de pago |
| SAP Business One | Saldo de la cuenta del socio de negocio y facturas abiertas |
| Dynamics 365 Business Central | Detalle financiero del cliente (saldo y valor vencido) y sus facturas |
| ContaPyme | Saldos de cuentas por cobrar pendientes |
| Loggro | Edades de cartera y saldos de facturas de venta |
| Helisa | Cartera pendiente del cliente, por cédula o NIT |
| Siesa | Cartera del cliente por Siesa Hub |
| Zoho Books | Saldo por cobrar del contacto y sus facturas |
| QuickBooks Online | Saldo del cliente y sus facturas |
| Defontana | Deuda, vencido y crédito disponible del cliente |
| ERPNext | Saldo del cliente, lo vencido y sus facturas |
| Dolibarr | Facturas sin pagar del tercero y lo vencido |
| Bsale | Documentos por cobrar del cliente y sus compras |
Recordatorios de pago de cartera por WhatsApp
Con los recordatorios de pago, la plataforma le escribe a cada cliente que tiene facturas por vencer o vencidas en tu ERP: el valor, la fecha de vencimiento y el link para pagar en el mismo chat. Cuando el cliente responde, el agente atiende la conversación con su saldo a la vista.
Los recordatorios salen como plantillas de WhatsApp aprobadas, porque fuera de la ventana de 24 horas que abre el último mensaje del cliente WhatsApp solo permite plantillas, y Meta cobra cada plantilla entregada según su categoría y el país. En Colombia se envían dentro del horario de contacto de la Ley 2300 de 2023: de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., sin domingos ni festivos. Para cobrar también por voz, se complementan con las llamadas de cobranza con IA.
- Lo que necesitas: tu ERP conectado con «Reconocer al cliente que escribe por WhatsApp» activo.
- Una plantilla de recordatorio aprobada por Meta, como las de plantillas de WhatsApp.
- Los números de tus clientes confirmados en el ERP o vinculados en el panel.
Qué ve tu equipo en el panel
En Negocio → Integraciones → ERP, la sección «¿Quién escribe? Cliente en el ERP» muestra lo mismo que sabe el agente, con más detalle:
- A quién se le factura ese número, y si el CRM y el ERP coinciden en nombre, documento y correo; si no, el panel avisa la diferencia.
- La ficha comercial: saldo por cobrar, vencido, lo comprado en 12 meses y la última compra.
- Las facturas del cliente, con número, fecha, vencimiento, total y saldo.
- Los botones para vincular por cédula o NIT, desvincular y volver a consultar el ERP.
Lo que gana tu equipo de cartera
Con la cartera en WhatsApp, tu equipo deja de buscar cifras para cada cliente:
- El cliente consulta su saldo a cualquier hora, y tu equipo atiende solo los casos que necesitan una persona.
- Las cifras salen del ERP: lo que tu equipo registra allá es lo que el agente responde, y «Volver a consultar el ERP» trae el dato del momento.
- El PDF de cada factura ya le llegó al cliente al pagar, como se explica en enviar factura por WhatsApp.
- El saldo vencido se cobra en la misma conversación, con el link de pago de tu pasarela.
- Las marcas mencionadas pertenecen a sus dueños. SoyAgentia no está afiliada a ellos.
Integraciones disponibles
- Siigo (facturas de los últimos 12 meses)
- Alegra, World Office Cloud, ContaPyme, Loggro y Helisa
- Odoo, SAP Business One y Dynamics 365 Business Central
- Siesa, Zoho Books, QuickBooks Online, ERPNext, Dolibarr, Defontana y Bsale
- CRM de WhatsApp de SoyAgentia
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Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si alguien escribe el NIT de otra empresa para ver su saldo?
No ve nada. Un documento escrito en el chat no confirma el número: el agente solo habla de cartera si el ERP tiene ese teléfono en la ficha del cliente o si tu equipo lo vinculó. Si el ERP tiene un cliente con ese documento pero con otro teléfono, al buscar el número en «¿Quién escribe? Cliente en el ERP» tu equipo ve el aviso para revisarlo.
¿Cómo se consulta la cartera de Siigo por WhatsApp si Siigo busca a sus clientes por documento?
La plataforma busca al cliente en Siigo por la cédula o el NIT de su ficha del CRM y confirma el número si ese cliente de Siigo tiene registrado el mismo teléfono. Si tiene otro, tu equipo lo vincula una vez en el panel y desde ahí el agente ya puede darle su saldo.
¿El agente le dice al cliente cuáles facturas tiene vencidas?
Sí, hasta tres, con su número, su saldo y la fecha en que vencieron. En Defontana el agente le informa además su crédito disponible.
¿Cada cuánto se actualiza el saldo que ve el agente?
El agente usa la última consulta al ERP y la plataforma la refresca en segundo plano como máximo cada 15 minutos por número, para no gastar el cupo de consultas del ERP. Con un número nuevo, el primer mensaje espera hasta 3 segundos la respuesta del ERP. En el panel, «Volver a consultar el ERP» trae el dato del momento.
¿Puedo enviar recordatorios de pago de cartera por WhatsApp a mis clientes?
Sí. La plataforma les escribe a los clientes con facturas por vencer o vencidas en tu ERP, con el valor, la fecha y el link para pagar, usando una plantilla de WhatsApp aprobada. En Colombia los envía dentro del horario de la Ley 2300 de 2023.