Integración de QuickBooks con WhatsApp: ventas del chat facturadas en QuickBooks Online
Actualizado el 25 de octubre de 2026 · Revisado por Alejandro Díaz, CEO de Agent IA SAS
Si tu empresa factura en QuickBooks Online y vende por WhatsApp, esta integración de QuickBooks con WhatsApp, lo que en inglés se busca como «QuickBooks WhatsApp integration», une las dos cosas. El agente de IA de SoyAgentia atiende, cobra con el link de tu pasarela y, al aprobarse el pago, crea la factura en QuickBooks y envía el PDF al chat.
Aquí verás qué hace el conector, cómo obtener las credenciales de Intuit, qué datos pide el panel, cómo es el flujo y lo que gana tu operación. Los demás sistemas están en integraciones con ERP.
Qué hace el agente de IA con QuickBooks Online
Estas son las funciones del conector con QuickBooks Online:
| Función | Con QuickBooks Online |
|---|---|
| Factura de la venta pagada | Sí, con el formato de QuickBooks Online |
| Facturar los pedidos con «Pago verificado» | Sí |
| PDF de la factura por WhatsApp | Sí |
| Reconocer al cliente que escribe | Sí, por su teléfono, su correo y el vínculo de su número |
| Crear el cliente si es nuevo | Sí, al facturar, con su documento en las notas |
| Saldo, vencido y facturas del cliente | Sí |
| Existencias por producto | Sí, en la conversación |
Paso 1: obtén las credenciales de Intuit
QuickBooks Online usa OAuth 2.0. Según la guía de OAuth 2.0 de Intuit, necesitas una app en tu cuenta de Intuit Developer:
- En tu app, abre «Keys & OAuth» en la sección Production para tu empresa real, o en Development para una empresa de pruebas (sandbox). Ahí están el Client ID y el Client Secret.
- Autoriza tu empresa con el permiso com.intuit.quickbooks.accounting. El OAuth Playground de Intuit te guía por cada paso.
- Al autorizar, Intuit entrega el refresh token y el realmId, que es el identificador único de tu empresa de QuickBooks Online.
Paso 2: conecta QuickBooks en el panel de SoyAgentia
En Negocio → Integraciones → ERP, abre QuickBooks Online y pega el Client ID, el Client Secret, el refresh token y el Company ID (realmId). Toca «Conectar y probar»: el panel lee los datos de tu empresa en QuickBooks y muestra su nombre.
En «Datos para facturar» elige el ambiente (Producción o Sandbox) y escribe el ID del producto genérico, obligatorio para facturar. Son opcionales los códigos de impuesto del 19 %, del 5 % y del 0 %, y la cuenta de banco o caja donde entra el pago. Al final, toca «Facturar con este ERP».
Del chat a la factura en QuickBooks
Así va una venta por WhatsApp con QuickBooks conectado:
- El cliente escribe. La plataforma recorre tu listado de clientes de QuickBooks y lo guarda 10 minutos para responder rápido sin consultarlo en cada mensaje. Si un cliente tiene ese número, queda vinculado.
- El agente sabe quién es. Si el cliente pregunta por su cuenta, le dice su saldo, lo vencido y su última compra, solo a esa persona.
- Si pregunta por un producto, el agente consulta las existencias en QuickBooks y le responde en el chat.
- El agente arma el pedido con el catálogo de la plataforma y envía el link de pago. Para cobrar en dólares, mira cobrar en dólares por WhatsApp y pasarelas como Stripe.
- Con el pago aprobado, el conector crea la factura a nombre del cliente vinculado a su número o del que QuickBooks encuentre por su teléfono; si es nuevo, lo crea con los datos que dio en el chat y guarda su documento en las notas.
- Si el cliente tiene correo, QuickBooks se la envía por correo. Con la cuenta de pago configurada, el pago queda registrado y la factura, pagada.
- El PDF llega por WhatsApp y el número de factura queda en la venta. Ese número queda vinculado al cliente para su próxima compra.
Productos, impuestos y refresh token
Cada línea de la factura lleva el producto de QuickBooks que coincide con el vendido, con su nombre y su código en la descripción, y el producto genérico queda para lo que no tenga artículo propio. El inventario que usa el agente se descuenta al aprobarse el pago.
Sin códigos de impuesto, cada línea va con el precio final, IVA incluido, sin desglose. Con códigos, el conector envía la base y QuickBooks desglosa el impuesto; puede variar algún peso por redondeo.
Intuit explica en sus preguntas sobre autorización que el refresh token dura 100 días, que ese plazo se renueva con cada uso y que su valor cambia cada 24 horas. El conector usa el token más reciente que entrega Intuit; si la conexión deja de responder, vuelve a autorizar tu empresa y pega el refresh token nuevo.
Ventajas de conectar QuickBooks con WhatsApp
Lo que gana tu operación con QuickBooks Online conectado:
- Facturación internacional: QuickBooks Online factura con su formato, ideal si vendes en dólares o en varios países. Para la factura electrónica DIAN en Colombia, factura con Siigo u Odoo con su localización.
- Reconocimiento de tu base: por teléfono, por correo y por el vínculo que deja cada compra, y tu equipo puede vincular cualquier número desde el panel.
- Pruebas sin tocar tu contabilidad: el ambiente Sandbox de Intuit sirve para probar, y el «Modo pruebas» crea la factura sin correo ni pago.
- Cupo amplio: Intuit permite 500 peticiones por minuto por empresa, según sus cupos de la API.
- Existencias en la conversación y recordatorios de pago por WhatsApp con el saldo de cada cliente.
- QuickBooks es una marca de Intuit Inc. SoyAgentia no está afiliada a Intuit Inc.
Integraciones disponibles
- QuickBooks Online (Accounting API, OAuth 2.0)
- WhatsApp Business API (Cloud API)
- Pasarelas de pago conectadas en el panel
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Preguntas frecuentes
¿Dónde saco el realmId de mi empresa de QuickBooks Online?
Intuit lo entrega al autorizar la conexión, junto con el refresh token: llega en la dirección de regreso de la autorización y es el identificador único de tu empresa. En el panel va en el campo «Company ID (realmId)».
¿Por qué la conexión con QuickBooks dejó de funcionar de un día para otro?
Lo más probable es el refresh token: Intuit cambia su valor cada 24 horas y deja de aceptarlo si pasan 100 días sin usarlo. Vuelve a autorizar tu empresa, pega el refresh token nuevo y toca «Probar conexión».
¿Puedo probar el conector de QuickBooks sin tocar mi contabilidad real?
Sí: usa las credenciales de la sección Development de tu app, autoriza una empresa sandbox de Intuit y elige el ambiente «Sandbox» en el panel. En producción, el «Modo pruebas» evita el correo y el pago.
¿QuickBooks descuenta el inventario de cada producto vendido por WhatsApp?
Sí. Cada línea se registra con el producto de QuickBooks que coincide con el vendido, así QuickBooks descuenta sus existencias, y el inventario que usa el agente para vender se descuenta al aprobarse el pago. El producto genérico queda para lo que no tenga artículo propio.