Integración de Zoho Books con WhatsApp: el agente de IA vende y Zoho Books factura
Actualizado el 25 de octubre de 2026 · Revisado por Alejandro Díaz, CEO de Agent IA SAS
Si llevas tu facturación en Zoho Books y vendes por WhatsApp, lo normal es copiar cada pedido del chat a una factura. Esta integración de Zoho Books con WhatsApp, lo que en inglés se busca como «Zoho Books WhatsApp integration», lo evita: el agente de IA de SoyAgentia atiende, cobra con el link de tu pasarela y, al aprobarse el pago, la factura queda creada en Zoho Books y el PDF llega al chat.
Aquí verás qué hace el conector, cómo crear las credenciales en Zoho, qué datos pide el panel, cómo es el flujo y lo que gana tu operación. Los demás sistemas están en integraciones con ERP.
Qué hace el agente de IA con Zoho Books
Estas son las funciones del conector con Zoho Books:
| Función | Con Zoho Books |
|---|---|
| Factura de la venta pagada | Sí, con el formato de Zoho Books |
| Facturar los pedidos con «Pago verificado» | Sí |
| PDF de la factura por WhatsApp | Sí |
| Reconocer al cliente por su número de WhatsApp | Sí |
| Buscar por cédula o NIT | Sí, con el documento en sus notas o en un campo personalizado |
| Crear el cliente si es nuevo | Sí, al facturar |
| Cartera, historial de facturas y última compra | Sí |
| Existencias por artículo y ubicación | Sí, en la conversación |
Paso 1: crea las credenciales en la consola de API de Zoho
La documentación de OAuth de Zoho Books describe el tipo de cliente para conexiones como esta, que corren sin pantalla propia: el Self Client. Los pasos son:
- Entra a api-console.zoho.com, elige «Self Client» y créalo. En la pestaña de credenciales verás el Client ID y el Client Secret.
- En la pestaña «Generate Code», escribe los permisos (scopes) separados por comas, con el formato ZohoBooks.módulo.operación: contactos, facturas, artículos y configuración, y pagos de clientes si quieres que el pago quede registrado. Por ejemplo, ZohoBooks.contacts.ALL.
- Cambia ese código por un refresh token con la petición de token que indica la misma guía. Zoho explica que el refresh token no vence hasta que se revoca y que cada access token dura una hora; el conector pide uno nuevo solo.
- Ten a mano el Organization ID de tu organización: según la introducción de la API, va en cada petición.
Paso 2: conecta Zoho Books en el panel de SoyAgentia
En Negocio → Integraciones → ERP, abre Zoho Books y pega el Client ID, el Client Secret, el refresh token y el Organization ID. En «Centro de datos» va el dominio de tu cuenta: com si entras por books.zoho.com, o eu, in y los demás según tu región. Toca «Conectar y probar»: el panel confirma que la organización existe en tu cuenta y muestra su nombre.
En «Datos para facturar» completa el ID del impuesto de IVA del 19 % (obligatorio si vendes con ese IVA) y, si los usas, los del 5 % y del 0 %. Son opcionales un campo personalizado del contacto para guardar la cédula o el NIT y la cuenta de banco o caja donde entra el pago. Al final, toca «Facturar con este ERP».
Del chat a la factura en Zoho Books
Este es el flujo completo, sin intervención de tu equipo:
- El cliente escribe y la plataforma busca su número en los teléfonos y celulares de tus contactos de Zoho Books. Si encuentra uno solo, queda vinculado. Con un número nuevo, la plataforma espera hasta 3 segundos la respuesta.
- El agente sabe quién es. Si el cliente pregunta por su cuenta, le dice su saldo por cobrar, lo vencido y su última compra, solo a esa persona.
- Si pregunta por un producto, el agente consulta las existencias por ubicación en Zoho Books y le responde en el chat.
- El agente arma el pedido con el catálogo de la plataforma y envía el link de pago. Para cobrar en otra moneda, mira cobrar en dólares por WhatsApp.
- Con el pago aprobado, el conector crea la factura con los precios con IVA incluido y el impuesto de cada línea. A quién: al documento que dio el cliente (si no existe, crea el contacto), al contacto vinculado, al que Zoho encuentre por su teléfono o a consumidor final.
- Si el cliente tiene correo, Zoho Books le envía la factura por correo; si no, la factura se marca como enviada. Con la cuenta de pago configurada, el pago queda registrado y la factura, pagada; sin ella, queda por cobrar.
- El PDF llega por WhatsApp y el número de factura queda en la venta.
Impuestos, moneda y cédula o NIT
El conector asigna el impuesto de cada línea según su porcentaje: 19 %, 5 % o 0 %, con los ID que configuraste, que cubren las tarifas de IVA de Colombia. Usa en Zoho Books la misma moneda de tus precios en la plataforma, porque la factura se crea con esos precios.
Para la cédula o el NIT colombiano, el conector usa las notas del contacto y el campo personalizado que configures: ahí lo guarda al crear el contacto y ahí lo busca. La búsqueda por teléfono encuentra además a todos tus contactos con celular registrado.
Lo que ganas con Zoho Books y WhatsApp
Lo que gana tu operación con Zoho Books conectado:
- Facturación internacional: facturas en la moneda de tu organización, con los centros de datos de Zoho (com, eu, in y los demás).
- Factura electrónica DIAN en Colombia: Zoho no lista una edición colombiana y en su Marketplace hay una app de un tercero para la DIAN; si quieres que la factura salga hacia la DIAN en el mismo paso, factura con Siigo u Odoo.
- Cupo cuidado: Zoho permite 100 peticiones por minuto por organización y entre 1.000 y 10.000 al día según tu plan, y la plataforma guarda la consulta de cada número unos minutos para que rinda.
- Modo pruebas: la factura queda en borrador, sin correo ni pago, para revisar el circuito antes de vender.
- Existencias por ubicación en la conversación y recordatorios de pago por WhatsApp con el saldo por cobrar de cada contacto.
- Zoho Books es una marca de Zoho Corporation. SoyAgentia no está afiliada a Zoho Corporation.
Integraciones disponibles
- Zoho Books (API v3, OAuth 2.0 con Self Client)
- WhatsApp Business API (Cloud API)
- Pasarelas de pago conectadas en el panel
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Preguntas frecuentes
¿Cómo factura Zoho Books una venta de WhatsApp a un cliente en Colombia?
Con una factura de Zoho Books en pesos, con el IVA del 19 %, 5 % o 0 % que configuraste, y el PDF le llega al cliente por WhatsApp. Si tu empresa emite factura electrónica ante la DIAN, puedes facturar con Siigo u Odoo, que la transmiten en el mismo paso, y dejar Zoho Books conectado para reconocer clientes y su cartera.
¿Cuánto del cupo diario de mi plan de Zoho Books consume el agente?
Depende de cuántos clientes escriben y compran. Cada número nuevo se consulta y el resultado se guarda unos minutos; cada venta suma unas pocas peticiones para crear la factura, el pago y el PDF. Revisa el límite de tu plan en la introducción de la API de Zoho Books.
¿Puedo usar el conector con una organización de Zoho Books fuera de Colombia?
Sí, el conector funciona con los centros de datos de Zoho, como com, eu o in. Asigna los impuestos de las tarifas del 19 %, 5 % y 0 %, y tus precios en la plataforma van en la moneda de tu organización.
¿Cómo encuentra el agente por su NIT a un cliente que ya está en Zoho Books?
Busca el documento en el nombre, las notas y el campo personalizado del contacto, y además lo reconoce por su teléfono. Para tus contactos antiguos, agrega el NIT en sus notas o en el campo personalizado y desde ahí lo encuentra también por documento.