Rastreo de envíos con notificaciones por WhatsApp para tus compradores
Actualizado el 25 de octubre de 2026 · Revisado por Alejandro Díaz, CEO de Agent IA SAS
Después de despachar, la pregunta que más se repite en el chat es «¿dónde va mi pedido?». Responderla a mano obliga a buscar la guía, entrar a la página de la transportadora y copiar el estado, y cuando hay una novedad, a veces nadie se entera hasta que el paquete ya va de vuelta.
Envíos funciona como un software de seguimiento de envíos dentro del mismo panel donde vendes: consulta el estado por ti, se lo cuenta al comprador por WhatsApp, deja que el agente de IA conteste las preguntas sobre el pedido y te muestra en una bandeja los envíos que necesitan atención. Así funciona, paso por paso.
Cómo funciona el rastreo automático de envíos
El panel no espera a que la transportadora le avise de cada cambio: le pregunta. El proceso de rastreo corre cada 10 minutos y consulta los envíos activos a los que ya les toca, según cómo van:
- En reparto: cada hora, porque es cuando más cambia el estado.
- En tránsito o con novedad: cada 2 horas.
- Con guía generada o recogida programada: cada 3 horas.
- Si una consulta falla, espacia los intentos hasta un máximo de 24 horas.
- Un envío entregado, devuelto o anulado sale de la consulta, igual que uno sin cierre después de 60 días.
- Si necesitas el estado en este momento, el botón «Consultar estado» del detalle del envío lo pide a la transportadora al instante.
Estados del envío: los mismos para todas las transportadoras
Cada transportadora usa sus propios códigos y textos. El panel los traduce a una sola lista de estados, que es la que ves en la lista de envíos, la que recibe el comprador y la que puedes elegir para los avisos:
| Estado | Qué significa | Aviso por defecto |
|---|---|---|
| Guía generada | La transportadora creó la guía y el paquete está listo para salir. | Sí |
| Recogida programada | Hay una recogida pedida para ese paquete. | No |
| Recogido | El paquete ya está en manos de la transportadora. | No |
| En tránsito | Va en camino a la ciudad de destino. | No |
| En reparto | Salió a entregarse ese día. | Sí |
| Entregado | La transportadora reportó la entrega. | Sí |
| Novedad | Algo impidió la entrega y hay que gestionarlo. | Sí |
| En devolución o devuelto | El paquete va de regreso o ya regresó a la tienda. | No |
Notificaciones de envío por WhatsApp: qué recibe el comprador
Cuando el envío cambia a uno de los estados que activaste, el comprador recibe un mensaje desde la misma línea de WhatsApp con la que te compró. El texto lleva su nombre, la referencia del pedido, el estado en palabras simples, la transportadora, el número de guía y el enlace a su página de rastreo.
Dos estados traen algo más. En reparto, si el envío es contra entrega, el mensaje le dice cuánto paga al recibir, para que tenga el dinero listo. En novedad, incluye el detalle que reportó la transportadora y le pide responder por el chat para solucionarlo.
Cada aviso queda en la conversación del cliente, donde tu equipo lo ve, y en el historial del envío. Los avisos salen para los pedidos de WhatsApp, Instagram, tu tienda o creados a mano, al celular del comprador, con la opción de avisar al cliente encendida en la configuración de Envíos.
La ventana de 24 horas y las plantillas aprobadas
WhatsApp abre una ventana de atención de 24 horas cada vez que el cliente te escribe; cuando se cierra, solo se pueden enviar plantillas aprobadas. El panel lo revisa en cada aviso: si el comprador escribió por esa línea en las últimas 24 horas, el aviso va como texto; si no, sale con la plantilla que elegiste para Envíos.
La plantilla usa tres variables: {{1}} el nombre del cliente, {{2}} el estado del envío y {{3}} el enlace de rastreo. La creas y la haces aprobar como cualquier otra plantilla de WhatsApp y luego la eliges en la configuración de avisos. Con ella elegida, los avisos fuera de la ventana salen solos y quedan anotados en el historial del envío.
Meta cobra los mensajes de WhatsApp por cada mensaje entregado, según su categoría y el país; los precios vigentes están en su página de precios.
La página de rastreo que recibe el comprador
El enlace del aviso abre una página de rastreo pública, con el nombre y el logo de tu empresa, sin que el comprador tenga que iniciar sesión ni buscar la guía en la web de la transportadora.
Muestra la transportadora, el número de guía, la referencia del pedido, el primer nombre del destinatario, los pasos del envío (guía generada, recogido, en camino, en reparto, entregado), la ciudad de origen y la de destino, la fecha estimada, el historial de movimientos y, si es contra entrega, el valor que paga al recibir. Protege los datos del comprador: la dirección, el teléfono y el documento quedan fuera de la página, y el enlace lleva un código firmado que no se puede adivinar para otro envío.
Bandeja de novedades: lo que necesita a alguien de tu equipo
Una novedad sin atender puede terminar en devolución. Por eso los envíos con novedad van a una bandeja propia, ordenada por antigüedad, con el detalle de la transportadora, el destinatario y si el envío es contra entrega. Además, la campana del panel avisa cuando un envío se entrega, tiene una novedad o va de regreso.
Desde la bandeja, tu equipo deja notas internas, marca el caso como gestionado y le escribe al cliente por WhatsApp si escribió en las últimas 24 horas; si no, el panel te da el enlace para escribirle desde WhatsApp Web. Cómo se cuida el recaudo en estos casos, en envíos contra entrega.
Qué más hace el rastreo por tu negocio
El rastreo trabaja también dentro de la conversación con tu cliente:
- El agente de IA responde «¿dónde va mi pedido?»: consulta el estado del envío y le contesta al comprador en el chat con la transportadora, la guía y el enlace de rastreo.
- Avisos por WhatsApp para pedidos de cualquier canal, y respuestas del agente sobre el pedido en WhatsApp, Instagram y Messenger.
- «Consultar estado» trae el estado de la transportadora al instante cuando lo necesitas, además de la consulta automática.
- Rastrea todas las guías que generas en Envíos, las de tu equipo y las que crea el agente desde el chat, con las cinco transportadoras.
Integraciones disponibles
- WhatsApp Business API (Cloud API)
- Plantillas de WhatsApp aprobadas por Meta
- Coordinadora, Servientrega, Interrapidísimo, TCC y Envía
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Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto se actualiza el estado de un envío en el panel?
El rastreo corre cada 10 minutos y consulta los envíos a los que les toca: cada hora los que van en reparto, cada 2 horas los que van en tránsito o con novedad y cada 3 horas los que acaban de tener guía. Con «Consultar estado» lo pides en el momento.
¿Qué pasa si el comprador no me ha escrito en las últimas 24 horas?
El aviso sale con la plantilla aprobada que elegiste para Envíos, con su nombre, el estado y el enlace de rastreo. La eliges una vez en la configuración de avisos y desde ahí los avisos fuera de la ventana salen solos.
¿Puedo elegir en qué estados se le avisa al comprador?
Sí. Por defecto se avisa con guía generada, en reparto, entregado y novedad, y puedes sumar o quitar estados como recogido, en tránsito o devolución, o apagar los avisos.
¿La página de rastreo protege los datos del comprador?
Sí. La página muestra su primer nombre, las ciudades de origen y destino, la transportadora, la guía y el historial, y deja fuera la dirección, el teléfono y el documento.
¿Los avisos de envío por WhatsApp tienen costo?
Los mensajes de WhatsApp tienen el costo que fija Meta por mensaje entregado, según su categoría y el país del número. Revisa los precios vigentes en la página de precios de WhatsApp Business de Meta.
¿El agente de IA le contesta al cliente que pregunta por su pedido?
Sí. Cuando el cliente escribe «¿dónde va mi pedido?», el agente busca su envío, le responde con el estado, la transportadora y el número de guía, y le comparte el enlace de rastreo.