Integración de ContaPyme con WhatsApp: el agente de IA reconoce al cliente, factura en ContaPyme y le envía el PDF
Actualizado el 25 de octubre de 2026 · Revisado por Alejandro Díaz, CEO de Agent IA SAS
ContaPyme guarda lo que tu equipo necesita para atender a un cliente: quién es, cuánto debe y qué tiene pendiente. Con el conector de SoyAgentia, esa información llega al agente de IA cuando el cliente escribe por WhatsApp, y cada venta pagada en el chat vuelve a ContaPyme como una operación de facturación y ventas, sin digitarla otra vez.
Esta página explica cómo se conecta el Agente de servicios web, qué datos pide el panel, cómo es el flujo y lo que gana tu operación. Si comparas opciones, mira las demás integraciones con ERP.
Qué hace el agente de IA con ContaPyme
Estas son las funciones del conector con ContaPyme:
| Función | Con ContaPyme |
|---|---|
| Registrar la venta pagada | Sí: operación de facturación y ventas, creada y procesada |
| Facturar los pedidos con «Pago verificado» | Sí |
| Factura electrónica | Con el documento de factura electrónica que usas en ContaPyme |
| PDF de la factura por WhatsApp | Sí |
| Reconocer al cliente por su número de WhatsApp | Sí, por su celular o teléfono en ContaPyme |
| Buscar por cédula, NIT o correo | Sí |
| Crear el cliente si es nuevo | Sí, al registrar la venta |
| Cartera: saldo, vencido y documentos pendientes | Sí |
| Existencias y precios | Sí, en la conversación |
Paso 1: publica el Agente de servicios web de ContaPyme
La API de ContaPyme trabaja junto a tu instalación: según la documentación de la API de ContaPyme, es el Agente de servicios web, que expone funciones sobre la información de tu ContaPyme. Cada integración primero inicia sesión con la función GetAuth y luego hace sus consultas.
Como SoyAgentia corre en la nube, llega a tu Agente por una dirección pública. Lo que necesitas, con tu equipo de TI:
- El Agente instalado y encendido, y publicado a internet con un host y un puerto, por ejemplo http://miempresa.ddns.net:9000. Publícalo de forma controlada, abriendo solo ese puerto.
- Un usuario de ContaPyme para la conexión. La función GetAuth pide su correo, su contraseña y el código de aplicación (iapp), que es obligatorio. Se aplican los permisos de ese usuario: ver terceros, cartera e inventario, y registrar operaciones de ventas.
- El tipo de documento de factura electrónica que usas en ContaPyme, para que la venta quede con ese documento soporte.
Paso 2: conecta ContaPyme en el panel de SoyAgentia
En Negocio → Integraciones → ERP, abre ContaPyme y completa las credenciales: la URL pública del Agente, el correo, la contraseña y el código de aplicación. Al tocar «Conectar y probar», el panel inicia sesión en tu Agente y hace una consulta mínima de terceros; si funciona, guarda los datos cifrados.
En «Datos para facturar» puedes indicar la empresa (1 por defecto), el tipo de documento soporte, el vendedor, la bodega, la lista de precios, la moneda y un producto genérico para las ventas sin código. Luego activa «Reconocer al cliente que escribe por WhatsApp» y toca «Facturar con este ERP».
Del mensaje de WhatsApp a la factura en ContaPyme
Así funciona, todo automático:
- El cliente escribe y la plataforma busca su número entre el celular y los teléfonos de los terceros de ContaPyme. Si encuentra uno, lo vincula y completa la ficha del CRM con su correo, documento y dirección donde estén vacíos. Con un número nuevo espera hasta 3 segundos la respuesta.
- El agente ya sabe quién es y no le pide la cédula. Si el cliente pregunta por su cuenta, le dice su saldo pendiente y lo vencido según las cuentas por cobrar de ContaPyme, solo a esa persona.
- Si pregunta por un producto, el agente consulta existencias y precio en ContaPyme y le responde en el chat.
- El agente arma el pedido y envía el link de pago de tu pasarela.
- Con el pago aprobado, el conector crea la operación de ventas con las líneas, el precio sin IVA y el porcentaje de IVA de cada producto, la procesa, guarda el número del documento en la venta y le envía el PDF al cliente por WhatsApp.
- Se registra a nombre del documento que dio el cliente (si es nuevo, se crea, con el dígito de verificación del NIT), del cliente vinculado a su número, del que ContaPyme encuentre por su teléfono o, sin datos, de consumidor final.
Consejos para que el reconocimiento sea inmediato
La búsqueda por teléfono compara los 10 dígitos del número con lo que está guardado en el celular o los teléfonos del tercero. Guarda los números con sus 10 dígitos seguidos, sin espacios ni guiones, y el agente reconoce al cliente desde su primer mensaje.
Cada línea se registra con el código del producto como recurso de ContaPyme. Si un producto de la plataforma está sin código, la venta se registra con el producto genérico, así queda completa y tu equipo la ve igual en ContaPyme.
Ventajas de conectar ContaPyme con WhatsApp
Lo que gana tu operación con ContaPyme conectado:
- Factura con el documento soporte que ya usas en ContaPyme y PDF en el chat. Más en enviar la factura por WhatsApp; si comparas, World Office y Siigo hacen el mismo circuito.
- Existencias y precios de tu lista de ContaPyme en la conversación, para vender lo que hay.
- Cartera con saldo, vencido y documentos pendientes, y recordatorios de pago por WhatsApp a los clientes con saldo por vencer.
- Modo pruebas: la operación se crea en ContaPyme sin procesar, para revisarla antes de facturar de verdad.
- Ninguna venta se pierde: si tu Agente está fuera de línea, la venta queda guardada en el panel con el aviso para registrarla cuando vuelva.
- ContaPyme es una marca de InSoft (Ingeniería de Software). SoyAgentia no está afiliada a InSoft.
Integraciones disponibles
- ContaPyme (Agente de servicios web)
- WhatsApp Business API (Cloud API)
- CRM y pasarelas de pago del panel
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Preguntas frecuentes
¿Tiene que estar encendido el equipo donde corre el Agente de servicios web de ContaPyme?
Sí. El conector habla con tu Agente en cada consulta y en cada venta. Si el equipo se apaga, el agente de IA sigue atendiendo y vendiendo, y la venta queda guardada con el aviso para registrarla en ContaPyme cuando el Agente vuelva.
¿Qué usuario de ContaPyme conviene usar para conectar el agente?
Un usuario dedicado a la integración, con permisos para ver terceros, cartera e inventario y registrar operaciones de ventas. Así sabes qué registró el agente y puedes cambiar su contraseña sin afectar a tu equipo.
¿Cómo encuentra ContaPyme a mi cliente por su número de WhatsApp?
Busca los 10 dígitos del número en el celular y los teléfonos de tus terceros. Si hay un cliente con ese número, queda vinculado; si hay varios, el panel te pide elegir a cuál facturarle.
¿Qué le cuenta el agente al cliente sobre su cuenta en ContaPyme?
Su saldo pendiente y lo vencido, según las cuentas por cobrar de ContaPyme a la fecha, y solo si el número está confirmado por ContaPyme o por tu equipo. Lo menciona si el cliente pregunta y nunca se lo comparte a otra persona.
¿El cliente recibe por WhatsApp el PDF de la venta registrada en ContaPyme?
Sí. Con la operación procesada, la plataforma le envía el PDF del documento por la línea de WhatsApp de la venta y lo deja en la pestaña «Transacciones» del panel, junto al número del documento.