Integración de Helisa con WhatsApp: facturas, cartera y existencias de Helisa en tu agente de IA
Actualizado el 25 de octubre de 2026 · Revisado por Alejandro Díaz, CEO de Agent IA SAS
Muchas empresas en Colombia llevan su contabilidad, su cartera y su inventario en Helisa. Cuando un cliente pregunta por WhatsApp cuánto debe o si hay un producto, esa respuesta ya existe en Helisa. El conector de SoyAgentia la lleva al agente de IA y a tu equipo, sin exportar archivos ni consultar a mano, y cada venta del chat vuelve a Helisa registrada.
Aquí verás qué hace el conector con Helisa, qué necesitas pedirle a Helisa, cómo es el flujo y lo que gana tu operación. Para comparar con otros sistemas, mira las integraciones con ERP.
Qué hace el agente de IA con Helisa
En sus especificaciones técnicas, Helisa lista los servicios de su WebService: consultas de cartera, existencias y listas de precios, e inserciones de clientes, pedidos, remisiones y documentos. El conector los usa así:
| Función | Con Helisa |
|---|---|
| Buscar al cliente por cédula o NIT | Sí |
| Reconocer al cliente que escribe | Sí, por su documento y su número confirmado |
| Factura de cada venta y cada pedido | Sí |
| PDF de la factura por WhatsApp | Sí |
| Pedidos y remisiones en Helisa | Sí |
| Cartera: saldo pendiente y vencido | Sí, con el estado de cartera del cliente |
| Existencias y precios por bodega | Sí, en la conversación |
Cómo registra el agente la venta en Helisa
Con el pago aprobado o el pedido marcado «Pago verificado», el conector crea el cliente en Helisa si es nuevo, registra el pedido y el documento de venta con las líneas del chat y su IVA, y el cliente recibe el PDF de la factura por WhatsApp. El número del documento queda en la venta, en la pestaña «Transacciones» del panel.
La facturación se activa con «Facturar con este ERP», como en los demás ERP. Si quieres ver el circuito completo de cobro, revisa cobrar y facturar por WhatsApp.
Paso 1: pide a Helisa el ID de empresa y la llave de firma
Según la documentación de la firma de seguridad, el WebService de Helisa es público y por eso cada cliente del servicio recibe un ID y una llave. Con esa llave se calcula una firma HMAC con SHA-256 de cada petición; Helisa recalcula la firma y solo acepta las peticiones cuya firma coincide.
Solicita a Helisa la activación del servicio web para tu empresa y pide el ID de empresa y la llave de firma. La firma la calcula el conector en cada consulta: tú solo pegas los datos.
Paso 2: conecta Helisa en el panel de SoyAgentia
En Negocio → Integraciones → ERP, abre Helisa y completa las credenciales:
- «ID de empresa» y «Llave de firma (HMAC)», los que te entregó Helisa.
- «URL del servicio»: déjala vacía para usar la que publica Helisa, salvo que Helisa te indique otra.
- En los ajustes, el año de trabajo (vacío es el año actual) y la unidad de medida con la que se consultan las existencias.
- Toca «Conectar y probar»: el panel hace una consulta liviana firmada y te confirma que Helisa aceptó la firma. Deja activo «Reconocer al cliente que escribe por WhatsApp» y toca «Facturar con este ERP».
Del mensaje al cliente reconocido: el flujo
Como Helisa busca a sus clientes por documento, el reconocimiento funciona así:
- El cliente escribe. Si su número ya está vinculado a un cliente de Helisa, el agente sabe quién es desde el primer mensaje; la plataforma espera hasta 3 segundos la respuesta de Helisa.
- Si es la primera vez, el documento guardado en su ficha del CRM sirve para buscarlo en Helisa. Si el celular que tiene en Helisa coincide con su WhatsApp, el número queda confirmado.
- Si Helisa tiene un cliente con ese documento asociado a otro número, el panel lo muestra y tu equipo lo confirma con «Vincular por cédula/NIT». Así nadie ve la cartera de otro escribiendo un documento ajeno.
- Con el número confirmado, si el cliente pregunta por su cuenta, el agente le dice su saldo pendiente y lo vencido, solo a esa persona. Es la base de un estado de cuenta por WhatsApp.
- Si pregunta por un producto, el agente consulta en Helisa la disponibilidad total y por bodega y le responde en el chat; tu equipo ve lo mismo en «Existencias en el ERP», buscando por código, referencia o nombre.
Seguridad y ventajas de la conexión con Helisa
Lo que gana tu operación con Helisa conectado a WhatsApp:
- Peticiones firmadas: el servicio que publica Helisa usa el puerto 9590 y cada petición va firmada con HMAC-SHA256, así nadie puede alterarla. Si Helisa te entrega una dirección con HTTPS, la pegas en «URL del servicio» y los datos viajan además cifrados.
- Registros que entran a la primera: Helisa recibe los datos sin caracteres especiales, y el conector envía nombres y direcciones sin tildes ni símbolos.
- Recordatorios de pago de cartera por WhatsApp con el estado de cartera de cada cliente en Helisa.
- Precios de tus listas de Helisa y existencias por bodega en la conversación, para vender lo que hay.
- Helisa es una marca de Proasistemas S.A. SoyAgentia no está afiliada a Proasistemas S.A.
Integraciones disponibles
- Helisa (servicio web con firma HMAC-SHA256)
- WhatsApp Business API (Cloud API)
- CRM y pasarelas de pago del panel de SoyAgentia
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Preguntas frecuentes
¿Qué tengo que pedirle a Helisa para conectar el agente de IA?
La activación de su servicio web para tu empresa, con el ID de empresa y la llave de firma. Con esos dos datos el conector firma cada consulta. Si Helisa te indica una URL distinta a la publicada, pégala también.
¿Cómo reconoce el agente por su número a un cliente que ya está en Helisa?
Con su documento: cuando la cédula o el NIT está en su ficha del CRM y su celular en Helisa coincide con su WhatsApp, el número queda confirmado. Tu equipo también puede vincularlo desde el panel, y desde ahí el agente lo reconoce apenas escribe.
¿Cómo se protegen los datos de mis clientes en la conexión con Helisa?
Cada petición va firmada con HMAC-SHA256, lo que impide alterarla, y la llave de firma queda guardada cifrada en la plataforma. Si Helisa te ofrece una dirección con HTTPS, úsala en el campo «URL del servicio» y el contenido viaja también cifrado.
¿El agente de IA ve las existencias de Helisa cuando un cliente pregunta por un producto?
Sí. El agente consulta las existencias de Helisa, en total y por bodega, y le responde al cliente en el chat. Tu equipo ve lo mismo en «Existencias en el ERP» antes de confirmar un despacho.